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中小項目型企業管理能力提升技巧

2017-11-03

我國中小軟件企業多數一年有一兩百個項目,項目之間較為獨立,并且多關注項目最終的執行結果,缺乏規范化的管理,可以判斷,我國中小軟件企業多數還是處于項目管理的第二個階段,亟待向第三個階段邁進。處于這個階段的企業的項目成本較高,質量和進度難以保證,因此唯有提升項目管理能力,中小軟件企業才能在激烈的競爭中謀求一定的市場地位,把握利好的產業發展契機。

如何提升中小項目型軟件企業的項目管理能力?

如上文所述,我國中小軟件企業多數是處于項目管理的第二個階段,亟待向第三個階段邁進,這個過程需要加強項目管理的標準化和規范化管理,建立公司層面的整體監管體系,不但要使項目可視,更要可控。這就要建立公司級項目管理體系,并且需要分步驟逐步改善項目管理能力,最終還得將責任落實到組織和責任人,確定相應的核算和考核關系,并通過項目管理軟件,提升綜合管理能力。

1. 四步法改善項目管理能力

從項目管理的第二個階段向第三個階段邁進不是一朝一夕就能完成的,流程和標準也不是制定了就馬上能夠實施和固化的,需要一步一步的來提升項目管理能力。

目前我國中小企業項目管理多數處于一團迷霧的狀態,就是公司并不清楚項目執行的情況,項目做的如何只有項目經理知道,這是目前的現狀。要讓項目過程可視,即公司能了解項目的進展。

第一步需要管好“頭”和“尾”,即要做到“掐頭”和“去尾”。“掐頭”就是要規范項目審批流程,明確立項的條件和要求,并建立項目在進度、成本和質量方面要達到的目標和評價標準。“去尾”就是要完善項目的結項審批工作,對項目的結果進行驗證和評估,審查項目是否達到了預期的目標。這個工作能使得一團迷霧的狀態得到一定程度的改善,至少項目經理明確了要達到的標準,而且這個標準不僅僅是利潤標準。

第二步就要實施狀態監控。即將項目劃分為幾個階段,建立幾個關鍵控制點,對每個階段進行審查和評估。這個時候就需要成立一個項目管理團隊,按照統一的規范和要求去收集資料、分析偏差和評估關鍵點的完成情況。一般情況下,需要項目組按照標準模板定期提供項目匯報,便于評估項目的進展情況。這基本上能達到項目可視化的目標。

第三步需要實施過程監控。“項目的可視化”并不能改善項目的成功率,可視化僅僅是能夠讓公司的管理層看到項目的問題,只有及早采取行動才能夠提高項目的成功率。根據系統工程和質量管理的理論和實踐,要改善最終的結果,就需要改進“生產流程”,并且需要為每一步驟制定實施的標準。在這個階段需要引入了“過程審計”這個工作,目標就是保證每個項目在主要環節都能夠按照企業的標準方法來進行。這個階段是難度最大的階段,也是任何一個組織管理成熟的關鍵階段。

第四步是加強管理職能。前面的手段得到建設后,就可以獲得項目運行的準確和有效的數據。公司層面的項目管理者就需要分析項目偏差、質量問題和項目風險,用統一的指標去衡量目前正在運行的項目。項目管理的目標就是要不斷縮小項目執行的偏差,不斷提高項目的質量和成功率。

當完成以上四個步驟以后,項目就不再是不可控、不可預測的了,通過長期的積累,分類別地積累項目的成功經驗,這樣就能夠在項目實施前預測項目的成本和風險,項目預算和計劃也就不再是不可執行的猜測。由此,項目預算和計劃可以作為一種項目管理手段對項目的執行進行把控。

2. 明確核算關系,加強人員考核和激勵

項目管理規范制定了,還需要將責任落實到人和組織。通常項目的執行者都是項目團隊或者負責項目的某一個部門。那么項目的責任部門就需要對項目的收入和利潤負責;項目經理需要對項目的整體質量負責,主要考核項目偏差和客戶滿意度;項目成員主要考核的是任務的完成情況。

配合考核體系需要建立一套激勵體系,這里講的激勵主要指物質激勵。對項目責任部門的激勵通常是按照項目執行的情況和利潤率來考核,提取一部分利潤進行獎勵。對于項目經理和項目成員,激勵的方式主要是浮動工資和項目獎金。浮動工資考核的是個人績效,項目獎金考核的是團隊績效。

3. 應用項目管理軟件,提升項目管理效率

對于項目型企業,僅僅關注項目管理系統建設,還是無法獲得綜合能力的提升。因為單一的項目管理系統不能解決包括客戶、流程、項目、財務、文檔、員工、合同等所有的問題,因此需要借助一定的管理工具實現整體協同效應,提高項目管理的效率。通常情況下,企業需要借助項目管理軟件來實現這一功能。

智邦國際項目管理軟件可以通過建立門戶管理、項目管理、流程管理、知識文檔管理、客戶管理、財務管理、人力資源管理、配置管理、權限管理等模塊,實現計劃管理、目標管理、文檔管理、資源管理、客戶管理、合同管理、營銷管理、財務管理、問題管理等功能,最終通過簡單的門戶界面實現遠程協同管理。

通過建立公司級項目管理體系,確立考核和激勵關系,并利用項目管理軟件提升企業綜合項目管理能力,可使得中小軟件企業壓縮項目管理成本、提升項目成功率,適應當前較為嚴峻的外部環境。

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